Assistant de gestion administrative (H/F)

Descriptif du poste

Êtes-vous passionné par les défis numériques, par le travail en équipe et le développement réussi des parcours de e-santé ?

ieSS (Innovation e-Santé Sud) est à la recherche de talents enthousiastes pour rejoindre nos équipes dynamiques à accompagner la coordination et la coopération numériques des parcours de santé sur le territoire régional et des projets d’envergure nationale.

ieSS agit pour la réussite du déploiement des politiques nationales et régionales de la e-santé en région PACA.

Plate-forme servicielle e-santé de proximité régionale, ieSS a engagé une dynamique de transformation de service auprès de ses membres clients en veillant à :

• Proposer des services permettant de concilier l’efficience, la qualité des soins et la satisfaction des professionnels et usagers ;
• Contribuer à l amélioration de l offre et de la coordination de soins et à élargir le champ du parcours de soins (prévention, information, soins, accompagnement) ;
• Améliorer la prévention et le suivi des patients par l exploitation des données collectées ;
• Renforcer l’ interopérabilité et la sécurité des systèmes d’ information.

Quelle sera votre contribution ?

Le recrutement s’inscrit dans le cadre de la direction Performance interne pour contribuer à la performance du GIP ieSS et à son bon fonctionnement.

Participer à la gestion administrative de l’établissement :

• Gérer les fournisseurs et les achats de matériel, fournitures et consommables ;
• Assurer le suivi des commandes jusqu’à la livraison (réception) ;
• Assurer la gestion des contrats liés au fonctionnement des locaux (téléphonie, assurances, énergies, maintenance etc.) ;
• Gérer la maintenance des locaux et rechercher des devis en cas de besoin d’entretien ou réparations ;
• Gérer une base documentaire et contractuelle des fournisseurs ;
• Assurer le suivi des contrats de la flotte automobile de ieSS et apporter une vigilance particulière à la bonne utilisation et au bon entretien des véhicules ;
• Gérer les rendez-vous de maintenance des véhicules de service présent sur le parc ;
• Effectuer les réservations nécessaires aux déplacements professionnels des agents ;
• Veiller à la bonne application des processus des frais professionnels : vérification des notes de frais, pièces justificatives, relances diverses etc. ;
• Rédiger de la documentation, procédures, notes diverses, comptes-rendus etc. ;
• Prospecter et négocier selon les besoins exprimés, auprès des centrales d’achats, fournisseurs … ;
• Assurer une veille sur les partenariats possibles afin d’optimiser les déplacements des agents (hôtellerie, agences de voyage, …).

Participer à l’organisation administrative et logistique des événements internes (instances de gouvernance – Conseil d’Administration – Assemblée générale – Séminaires) et externes :

• Participer au “back office” permettant le bon déroulement des événements : suivi du planning, lancement des invitations, suivi des inscriptions, réservation de salle, achats etc. ;
• Participer à la logistique du jour J : préparer les lieux, accueillir, orienter les participants etc.

Apporter son support à la comptabilité et au contrôle de gestion :

• Transmettre les informations et éléments nécessaires au suivi comptable (factures, bon de commande, alimentation des fichiers de suivi et tableau de bord financiers) ;
• Assurer un appui administratif des dossiers de financement : montage des dossiers de demande, suivi du conventionnement ;
• Participer, au besoin, aux activités comptables telles que les opérations d’inventaire.

Contribuer, au quotidien, au bon déroulement des activités :

• Assurer l’interface de communication en interne, sur son périmètre, en transmettant les informations utiles en fonction des parties prenantes internes (tous les agents, responsable juridique, directeurs, chefs de programmes/projets/produits etc.) ;
• Répondre aux courriers, courriels ainsi qu’aux appels téléphoniques de premier niveau ;
• Assurer l’accueil physique des invités dans les locaux ;
• Réaliser les opérations de classement et d’archivage ;
• Suivre et mettre à jour les tableaux de bord administratifs ;
• Effectuer un reporting régulier des activités et des alertes auprès du Responsable hiérarchique ;
• Participer aux réunions d’équipe et communiquer les informations utiles au pilotage de l’activité.

Comment nous vous imaginons ?

• Bac + 2 (DUT – BTS) à Bac + 3 (Licence) avec une spécialisation souhaitée en management des organisations ou gestion des achats ;
• 2 à 5 ans d’expérience dans une fonction similaire idéalement acquise au sein d’une direction des achats d’un établissement public.
• Maîtrise avancée de l’environnement Google Workspace et de sa suite (Google Docs, Sheets…) ou de son équivalent Pack Office (Word, Excel, … ) ;
• Connaissance souhaitée de bases de gestion comptable privée ;
• Connaissance souhaitée des règles liées aux achats publics (Code de la commande publique).
• Connaissance souhaitée en gestion d’un établissement public.
• Expérience ou intérêt pour le domaine de la santé et du numérique appliqué à la santé.

Pourquoi nous choisir ?

5 bonnes raisons de rejoindre ieSS

• Nos équipes à taille humaine avec des relations simples et notre management de proximité.
• Notre virage ambitieux au service de nos clients pour être tous co-acteurs et co-auteurs de notre excellence numérique et opérationnelle de demain.
• Notre challenge RH de développement des compétences et de Qualité de vie au travail.
• Notre  mission d’intérêt général porteuse de sens au service des patients.
• Notre environnement avec des SI ouverts et interopérables au coeur des projets de la transformation de la santé en France.